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Cierre de ejercicio en el sistema de AdminPAQ

Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en AdminPAQ queda lista para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el año calendario).

La siguiente entrada te muestra de manera gráfica y descriptiva el proceso “Cierre de ejercicio” en el sistema de AdminPAQ en cualquiera de sus versiones.

Respaldo de la empresa

Antes de realizar el proceso es necesario realizar un respaldo de la empresa, esto se puede hacer de dos maneras distintas, a continuación te explicamos cuales:

  1. Generar respaldo desde el catálogo de empresas:
  • Seleccionar la empresa con un clic (sin abrirla) y presionar el botón de Respaldar Empresa.

2. Generar respaldo desde dentro de la empresa:

  • Ir al menú Archivos / Respaldar.

3. En ambas opciones mostrará la siguiente ventana donde solo hay que presionar Aceptar, antes de eso hay que agregar al final de la línea: “C:\Compacw\Empresas\Nombre_empresa\Respaldo” una línea más con la fecha de respaldo, por ejemplo : “\20201214”, esto para que el sistema nos cree una nueva carpeta en donde se estará guardando el respaldo.

4. Esperamos a que termine el proceso de respaldo, al finalizar nos mostrará una ventana con el mensaje “Respaldo realizado”, donde solo hay que aceptar la ventana.

Ejecución de utilerías

Una vez terminado el respaldar ingresar a la empresa y ejecutar las siguientes utilerías:

Afectación de saldos masivos
  1. Ir al menú Procesos / Afectación de saldos en forma masiva

2. Aceptar la ventana que aparece, está indica que generemos un respaldo, la omitimos ya que al principio del proceso se tuvo que generar un respaldo, en caso de que no se haya generado, presionar cancelar y generar respaldo.

3. Indicar en fecha inicial, la fecha del ejercicio anterior al recién terminado y en Fecha Final, la fecha final del ejercicio recién terminado, presionar el botón de afectar saldos.

4. Esperar a que termine el proceso y nos arrojará una ventana donde nos mostrará si hubo algún error en alguno de los documentos afectados, si hay error, hay que consultar la bitácora en Bloc de Notas, sino, solo hay que presionar finalizar.

5. Cerrar la ventana del proceso de Afectar Saldos en Forma Masiva y continuar con la siguiente utilería.

Verificación de documentos
  1. Ir al menú Archivo / Utilerías / Verificación de Documentos

2. Aceptar la ventana que aparece, está indica que generemos un respaldo, la omitimos ya que al principio del proceso se tuvo que generar un respaldo, en caso de que no se haya generado presionar Cancelar y generar respaldo.

3. En la Fecha Inicial capturar la fecha inicial del periodo a cerrar, en Fecha Final, la fecha final del periodo a cerrar, Documento modelo dejar en <Todos>, Serie del Documento dejar <Todos> y marcar las casillas de las opciones Totales del documento, Pendientes por surtir y Saldos del documento.

Presiona Verificar Documentos.

4. Aceptar el mensaje de confirmación, esperar a que termine el proceso y revisar la ventana con la información de los documentos procesados, en caso de que haya documentos con error ingresar a la bitácora en Bloc de notas para detectar el problema, en caso de que no, presionar el botón Finalizar.

5. Cerrar la ventana de Verificación de Documentos y continuar con el Cierre de ejercicio.

Cierre de ejercicio

1. Ingresar al menú de Archivos / Cierre de ejercicio

2. Aceptar la ventana que aparece, está indica que generemos un respaldo, la omitimos ya que al principio del proceso se tuvo que generar un respaldo, en caso de que no se haya generado, presionar Cancelar y generar respaldo.

3. Verificar que las fechas de los campos Ejercicio a cerrar y Nuevo Ejercicio sean las correctas, después presionar Cerrar Ejercicio.

4. Aceptar la ventana de confirmación, esperar a que termine el proceso, aceptar la ventana que indica que el proceso se realizó con éxito y finalizar la ventana de la bitácora, en caso de que se desee revisar el proceso, seleccionar la opción Bloc de notas.

Una vez finalizado el proceso, ya se podrá hacer uso del sistema de forma normal.

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Alsa Informática
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